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Louer un bureau en Belgique

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Louer un bureau en Belgique, le mode d'emploi

Voici quelques conseils pour la location de bureaux en Belgique. Il s’agit de trouver la bonne taille de bureaux, le bon emplacement en fonction de la ville et région que vous visez, de vérifier les prestations offertes ainsi que les aspects techniques et les services fournis. 

​Avant de louer, comment calculer la superficie de vos bureaux d’entreprise ?

En tant que dirigeant d’une start-up ou chef d’une grande entreprise, le choix de vos bureaux à louer est essentiel.  Il vous faut trouver des locaux adaptés à la taille de votre structure, mais aussi à votre activité : besoins de st​ockage de marchandises, présence de salles de réunion, de bureaux fermés ou d’espaces ouverts… 

Pour calculer la surface nécessaire par personne, on compte généralement, pour un bureau fermé :

  • 1 personne = 12 m²
  • 2 personnes = 15 m²
  • 3 personnes = 20 m²
  • 4 personnes = 25 m²
  • 5 personnes = 30 m²

Pour un espace ouvert (open space), on calcule différemment. On se base en moyenne sur 70 m2 pour un open space de 10 personnes.

Quant aux salles de réunion, il faut compter 3 m² par personne. 

Ajoutez encore 20% de superficie supplémentaire pour la circulation, les espaces sanitaires, les locaux techniques, etc. et prévoyez une marge d’erreur de 10%, en arrondissant les m2 vers le haut. Vous obtiendrez ainsi le nombre de mètres carré à prendre on considération dans vos démarcher de recherche de bureau à louer.

Où installer vos bureaux en Belgique ?

Le lieu de domiciliation de votre entreprise va avoir un impact direct sur votre fiscalité. Ce facteur définira également le montant de votre loyer, ce qui influencera directement votre recherche de location de bureau.

En fonction de votre activité (surtout si vous avez un magasin), vous devrez peut-être vous trouver sur un grand axe commercial ou dans un quartier commerçant. Mais il ne faut pas négliger le coût des loyers dans les centres des grandes villes belges. 

Si vous optez pour la capitale européenne, Bruxelles, vous bénéficierez d’un rayonnement international mais les loyers seront à la hauteur. La Région de Bruxelles-Capitale est très prisée par les entreprises étrangères pour son emplacement stratégique au cœur de l’Europe ainsi que pour ses infrastructures et la présence de nombreuses grandes entreprises de renommée internationale. On retrouve donc des milier de mètre carrés de bureaux à Bruxelles. L'offre de location de bureaux à Bruxelles est plus vaste, mais de ce fait plus concurentielle.  

Vous pouvez aussi envisager de vous implanter dans une autre grande ville belge comme Anvers, Liège, Gand, Namur ou Charleroi pour réduire vos coûts tout en exploitant la richesse de ces régions en termes d’énergie, d’activité commerciale et de créativité. Ou encore choisir un bon compromis en emménageant dans une agglomération plus petite mais dynamique, comme Wavre ou Braine-L’Alleud.

Quelles sont les infrastructures environnantes ?

L’immeuble de bureau se trouve-t-il à proximité d’une gare, d’un aéroport, de stations de transports en commun… ? Y a-t-il des centres d’affaires, de grandes entreprises ou des instances officielles à proximité ? Quelle est l’accessibilité en voiture ? Et quelles sont les possibilités de parking : places en suffisance, parkings gratuits ou payants… Enfin, les environs sont-ils agréables pour vos employés : y a-t-il des restaurants, cafés, boutiques, poste, librairie, boulangerie ?

N’oubliez pas non plus d’anticiper les perspectives de développement de votre entreprise en Belgique. Tenez-en compte dans votre projet de recherche de bureau à louer !​

Quelles sont les prestations offertes ?

En tant qu’indépendant, gérant ou chef d’une grande entreprise, vous devez vous assurer de bénéficier d’un minimum de prestations pour vos employés : places de parking, salles de réunion en nombre suffisant, équipements sanitaires de qualité, accueil et réception de standing… Veillez également à vous renseigner sur les aspects techniques comme le type de connexion proposée, le réseau de fibre optique et de téléphonie, la présence d’un système d’alarme ou d’un service de gardiennage, l’offre d’un service de nettoyage des bureaux, etc. Si les bâtiments sont entourés d’espaces verts, voyez si le propriétaire propose les services d’une entreprise de jardinage.

Certains grands immeubles de bureaux belges proposent également les services d’un(e) réceptionniste dans le hall d’accueil. Vérifiez les conditions exactes de ce service si cela vous intéresse.

Ensuite, il vous restera à négocier correctement votre contrat de bail et vos charges, à domicilier le siège de votre entreprise sur place, et vous pourrez emménager dans vos nouveaux bureaux ! ​​​​​