Recherche

Six conseils pour optimiser la prise en location de vos bureaux

Même si vous occupez un immeuble qui vous convient, explorer plusieurs possibilités vous place dans une meilleure posture pour négocier.

Bernard Keppenne, Head of Tenant Representation JLL Belgium

La location des espaces de travail constitue un poste budgétaire important et un élément-clé de la performance des entreprises. Renégocier son bail ou envisager un déménagement peut donc avoir un impact décisif. Bernard Keppenne, Head of Tenant Representation de JLL, présente six conseils pour élaborer une stratégie immobilière efficace.

1.Prenez conscience de votre valeur en tant que locataire

“Les locataires ont tendance à sous-estimer la valeur qu’ils représentent aux yeux de leur propriétaire actuel ou futur. Ils doivent savoir que les propriétaires qui voient partir leurs occupants font face à des frais non négligeables: travaux de rénovation, vide locatif, paiement d’honoraires à un agent immobilier, etc. Par ailleurs les promoteurs qui mettent un nouvel immeuble en location sur le marché peuvent être dans la nécessité de le remplir afin de renégocier une dette auprès de leur banque ou de vendre le bâtiment… Prendre ces éléments en considération met le locataire potentiel dans une position de négociation plus confortable.

2. Envisagez plusieurs options

“Même si vous occupez un immeuble qui vous convient, explorer plusieurs possibilités vous place dans une meilleure posture pour négocier. Par ailleurs, nous constatons fréquemment que des locataires qui, au départ, souhaitaient simplement renégocier leur bail, réalisent après avoir envisagé toutes les possibilités  et étudié toutes les alternatives en détail  que déménager se révèle in fine plus avantageux.”

3. Analysez vos espaces de travail

“Grâce à un mesurage de vos espaces de travail établissant une cartographie précise de l’occupation des lieux, vous pouvez réviser l’organisation de vos surfaces et ainsi les utiliser de manière plus rationnelle. Est-il nécessaire de conserver des surfaces  de bureaux individuels pour des employés qui passent rarement au bureau? De plus en plus de d’ immeubles et parcs d’affaires proposent aux locataires des espaces communs, tels que des salles de réunion, qui mobilisent une surface importante pour un faible taux d’occupation. Veillez aussi à informer votre propriétaire que vous êtes intéressé par ce genre de service, il sera plus disposé à vous le fournir ou à faire en sorte que n’alliez pas le chercher ailleurs.

4. N’attendez pas la dernière minute

“Plus l’échéance est courte, plus vous risquez d’être enfermé dans des solutions qui vous seront imposées. Si vous attendez trois mois avant la fin du bail pour le renégocier, le propriétaire sait que vous n’êtes plus en mesure de déménager et il vous sera difficile d’obtenir des conditions intéressantes. Pour garder le plus grand nombre possible d’options ouvertes, une société qui devrait déménager 500 collaborateurs a tout intérêt à s’y prendre deux à trois ans avant la date de fin de bail ou d’une possibilité de résiliation du bail. Pour 50 collaborateurs, comptez un an et demi.”

5. Offrez-vous une vue complète du marché

“Lorsqu’un client nous confie une mission, nous sollicitons non seulement le service de courtage de JLL, mais aussi tous les agents immobiliers du marché, l’objectif étant de dénicher l’immeuble qui correspond le mieux en termes de localisation, de surface, de qualité et de prix.”

6. Faites appel à des experts indépendants

“Si l’immobilier n’est pas votre cœur de métier, mieux vaut vous faire accompagner par un expert qui connaît le marché, ses éventuels pièges ainsi que les tenants et aboutissants des décisions que vous prenez. Depuis plus de 20 ans, le département Tenant Representation de JLL défend exclusivement les intérêts des locataires de bureaux en Belgique. En tant que consultants, nous proposons une vue indépendante sur l’ensemble du marché, négocions et fournissons les services garantissant à nos clients la solution la plus adaptée à leurs besoins.”

Cas concret: un accompagnement de A à Z

“À la suite de la fusion de Willis Group et de Towers Watson en 2016, Willis Towers Watson nous a chargés de regrouper les employés des sites d’Auderghem et de Zellik. Nous avons d’abord réalisé une commuting analysis en vue d’identifier les localisations qui minimisaient leurs temps de déplacement. L’une d’elles était située autour de l’aéroport de Zaventem. Nous avons contacté tous les agents du marché, présenté une liste exhaustive de possibilités et aidé Willis Towers Watson à sélectionner les alternatives intéressantes. . Nous avons ensuite  organisé un appel d’offres, étudié les réponses, réalisé les analyses financières et établi les plans d’implantation ainsi que les budgets d’aménagement pour nous assurer que les bâtiments correspondaient à la demande. Sur base de ces analyses, nous avons aidé notre client à prendre la meilleure décision en toute connaissance de causes puis avons négocié des conditions financières très favorables pour l’immeuble sélectionné. À présent, nous coordonnons les travaux d’aménagement en prévision d’une installation à l’été 2020.”

Mission accomplie

Byblos Bank a recouru aux services de JLL lors du déménagement de ses bureaux bruxellois. Locataire depuis 43 ans, la banque a été informée en 2018 que l’immeuble dont elle occupait deux étages séparés allait être rénové.

“Nous devions quitter les locaux dans les 18 mois”, retrace son CEO, Fouad Nicolas Trad. “C’est alors que nous avons pris la décision d’acheter. Nous voulions rester à Bruxelles et occuper un seul étage. Il nous fallait donc un plateau de 1.500 m², ce qui est rare, surtout à l’achat! La recherche immobilière n’étant pas notre métier, nous voulions être accompagnés par un cabinet spécialisé et reconnu, qui nous conseille et nous apporte des solutions.”

JLL analyse le marché et présente une liste de biens en vente et en location. “Après plusieurs visites, ils nous ont proposé un plateau à vendre près de la place Madou. Ce n’était pas exactement le quartier recherché mais ils ont insisté. Et heureusement!”

Byblos Bank y a emménagé en novembre. “JLL a aussi joué les intermédiaires au moment de la négociation. Lors d’une visite du chantier, j’ai appris que le plateau situé à l’étage supérieur n’était pas vendu. Nous avons décidé de l’acheter en prévision d’un agrandissement futur. Mais à une condition: que JLL nous aide à le louer d’ici là.”