Onderzoek

Zes tips om optimaal kantoorruimte te huren

Als een klant ons een opdracht toevertrouwt, doen wij niet alleen een beroep op de makelaarsdiensten van JLL, maar bevragen wij alle makelaarskantoren op de markt.

Bernard Keppenne, Head of Tenant Representation JLL Belgium

De huur van kantoorruimte speelt een sleutelrol in de prestaties van uw bedrijf, maar ze neemt ook een grote hap uit uw budget. Een huurcontract heronderhandelen of uitkijken naar een nieuwe locatie kan een doorslaggevende impact hebben. Bernard Keppenne, Head of Tenant Representation van JLL, geeft zes tips voor een efficiënte vastgoedstrategie.

1.Wees u bewust van uw waarde als huurder

‘Huurders onderschatten vaak hoe belangrijk ze zelf zijn voor de bestaande of de toekomstige eigenaar. Ze moeten beseffen dat hun vertrek voor de eigenaar heel wat kosten met zich meebrengt: kosten voor renovatie, huurleegstand, betaling van erelonen aan een vastgoedmakelaar, enzovoort. Bovendien zijn promotoren die een nieuw huurpand in de markt zetten soms verplicht eerst een huurder te vinden. Daarmee kunnen ze hun kredieten heronderhandelen of het gebouw verkopen. Met die wetenschap in het achterhoofd ziet uw onderhandelingspositie als huurder er een stuk rooskleuriger uit.’

 2. Sta open voor alternatieve opties

‘Ook al bent u tevreden over het pand dat u betrekt, kijk uit naar andere mogelijkheden. Dat versterkt uw onderhandelingspositie. We stellen vast dat heel wat huurders die in eerste instantie alleen hun contract willen heronderhandelen, plots tot de vaststelling komen dat verhuizen voordeliger is. Hiervoor moeten ze wel alle alternatieven in detail onderzoeken.’

3.  Maak een analyse van uw werkruimte

‘U kunt ook het gebruik van de gehuurde ruimte herorganiseren en haar beter benutten. Meet de werkplek zorgvuldig op en breng het gebruik van de ruimte in kaart. Is het nog nodig individuele kantoorruimte te voorzien voor medewerkers die zelden op kantoor zijn? Veel gebouwen en bedrijvenparken bieden huurders gemeenschappelijke ruimte aan die heel wat oppervlakte inneemt, maar die weinig gebruikt wordt, bijvoorbeeld vergaderzalen.  Zorg ervoor dat u de eigenaar op de hoogte brengt dat u interesse heeft voor dergelijke diensten. Hij zal u graag begeleiden als hij daardoor kan vermijden dat u elders zou gaan huren.’

4. Wacht niet tot het laatste moment

‘Hoe dichter bij de vervaldag, hoe groter het risico dat u zich laat dwingen in een richting die u niet wil. Als u tot drie maanden voor het einde van het huurcontract wacht om de huur te heronderhandelen, weet de eigenaar zeer goed dat u onvoldoende tijd hebt om nog te verhuizen. Het wordt dan moeilijk om over betere voorwaarden te onderhandelen. Om alle opties open te houden, heeft een bedrijf met 500 werknemers er alle belang bij om al twee tot drie jaar voor het einde van het huurcontract of het moment waarop het kan worden opgezegd te beginnen met het overwegen van een verhuis. Voor een bedrijf met 50 werknemers houdt u rekening met een termijn van anderhalf jaar.’

5. Overschouw de volledige markt

‘Als een klant ons een opdracht toevertrouwt, doen wij niet alleen een beroep op de makelaarsdiensten van JLL, maar bevragen wij alle makelaarskantoren op de markt. Doel: het pand vinden dat het best bij de klant past in ligging, oppervlakte, kwaliteit en prijs.’

6. Doe een beroep op onafhankelijke experts

‘Is vastgoed niet uw core business, dan laat u zich best begeleiden door een expert die niet alleen de markt kent, maar ook de eventuele valkuilen en alle mogelijke gevolgen van de beslissingen die u neemt. De afdeling Tenant Representation van JLL verdedigt al meer dan twintig jaar de belangen van huurders van kantoren in België. Als consultant beschikken wij over een onafhankelijke kijk op de volledige markt. Wij onderhandelen en leveren de diensten waarmee onze klanten de oplossing krijgen die optimaal aansluit op hun behoeften.’

Concrete case: een begeleiding van a tot z

‘Na de fusie in 2016 van Willis Group en Towers Watson, gaf Willis Towers Watson JLL de opdracht alle medewerkers van de sites van Oudergem en Zellik onder één dak te brengen. We maakten eerst een commuting analysis waarbij we de locaties in kaart brachten waarvoor de verplaatsingstijd het kleinst was. Een van die sites bevond zich rond de luchthaven van Zaventem.

Wij contacteerden daarop alle makelaars op de markt, legden een uitgebreide lijst van opties voor en organiseerden plaatsbezoeken met onze klant. Vervolgens maakten we uitgebreide presentaties van een selectie van gebouwen en organiseerden wij een aanbestedingsprocedure. We bestudeerden de antwoorden, voerden financiële analyses uit en naast een inplantingsplan stelden we ook budgetten op voor de inrichting. Zo waren we er zeker van dat de gebouwen perfect aansloten op de vraag.

Op basis van die analyses hielpen wij onze klant met kennis van zaken de beste beslissing te nemen. Vervolgens onderhandelden wij voor het gekozen pand zeer voordelige financiële voorwaarden. Vandaag coördineren wij de inrichtingswerken met het oog op de verhuizing in de zomer 2020.’

Opdracht volbracht

Byblos Bank deed bij de verhuis van zijn kantoren in Brussel een beroep op JLL. De bank kreeg in 2018 het bericht dat het pand waarin ze al 43 jaar twee afzonderlijke verdiepingen huurde, zou gerenoveerd worden.

‘We moesten de kantoren binnen de achttien maanden verlaten’, vertelt CEO Fouad Nicolas Trad. ‘Daarop beslisten we te kopen. We wilden in Brussel blijven en alles terugbrengen tot één verdieping. We hadden dus nood aan een grote kantoorverdieping van 1.500 vierkante meter. Geen evidentie, zeker niet om te kopen. Vastgoed zoeken is niet onze hoofdactiviteit.  We wilden ons laten begeleiden door een gespecialiseerd en erkend kantoor dat advies en oplossingen verleent.’

JLL analyseerde de markt en stelde een lijst voor van gebouwen die te koop en te huur werden aangeboden. ‘Na verschillende bezoeken, boden ze ons een kantoorruimte aan die te koop was in de buurt van het Madouplein. Dat was niet echt de wijk waar we zochten, maar JLL bleef aandringen. En gelukkig maar.’

Byblos Bank verhuisde in november. ‘JLL speelde ook voor tussenpersoon bij de onderhandeling. Tijdens een bezoek aan de werf, kwam ik te weten dat de hogere verdieping ook nog te koop stond. We beslisten deze te kopen met het oog op een toekomstige uitbreiding. Maar wel op één voorwaarde: dat JLL ons ondertussen zou helpen met de verhuur ervan.’